Kriz süreci ve kriz yönetimi, bir markanın iletişim planının göz ardı edilmemesi gereken konularından biridir. “Kriz iletişimi” adı verilen bu süreç, her ne kadar hiç istenmeyen bir durum olsa da, her marka için potansiyel bir konudur. Bir kuruluşu tehdit eden bir olaya verilen resmi bir yanıt olarak ise, kriz basın bülteni servis edilir.
Krize yönelik bir basın bülteni yazmak zorunda kalmayı düşünmek istemeyebilirsiniz, ancak bu hiç şüphesiz PR’ın doğru yapılması gereken en önemli yönlerinden biridir. Bu yazıda, bir şirket krizi sırasında basın bülteninin nasıl yazılacağına ilişkin adımları en iyi uygulamalar, şablonlar ve örneklerle inceleyeceğiz.
Kriz yönetiminde izlenecek adımlar
Halkla ilişkiler krizleri, doğru şekilde ele alınmazsa bir ağacın yanmasından orman yangınına dönüşebilir. Bu olana kadar beklemeyin ve öncesinde net bir kriz iletişim planı oluşturduğunuzdan emin olun. Bir krizin kesin niteliği önceden hesaplanamasa da, belirli senaryoları proaktif olarak planlayabilir ve krizle doğrudan mücadele etmek için bir PR planı geliştirebiliriz. Bir kriz basın bülteni şablonu çok değerlidir.
Basın bülteni, daha geniş kitlelere ulaşmak amacıyla medyaya yönelik yapılan yazılı bir açıklamadır. Amacı aynı zamanda anlatının yönünü olgusal ifadeler yoluyla yönlendirmektir.
Krizle ilgili bir basın açıklaması, anlatının yönünü değiştirmenin ve onarılması zor olabilecek itibar hasarını en aza indirmenin anahtarıdır.
Kriz basın bülteni nedir?
Kriz basın bülteni, bir kuruluş tarafından olumsuz bir duruma yanıt olarak, krizi ele alan ve onu çözmek için atılan adımları bildiren bir açıklamadır.
Amacı, durumun çözülmesi için gerekli adımları attığını ve en önemlisi bunu önemsediğini kamuoyuna duyurmaktır. Her durum farklıdır ve proaktif planlar hazırlamak için harcanan çaba ne olursa olsun, bir kriz, keşfedilmemiş sularda olduğunuz anlamına gelebilir. Ayakta kalabilmek için hızlı düşünmeyi ve harekete geçmeyi gerektirir.
Kriz basın bülteni, durumu değerlendirirken reaktif davranmak ve hızlı ve etkili bir şekilde yanıt vermekle ilgilidir.
Kriz iletişimi basın bülteninin amacı nedir?
Kriz iletişimi basın bülteni, kriz iletişimi ve kriz yönetimi ile el ele gider. Bunlar arasında derinlemesine stratejiler, ‘ya olursa’ durumları için planlama ve risk analizi, dahili iletişim ve kimin hangi mesajı iletmesi gerektiğine ilişkin genel bir protokol yer alır.
Kriz iletişimi basın bültenleri bu sürecin bir parçasıdır. Oldukça kısa bir zaman diliminde, bir kuruluşun, anlatıyı filtrelemek ve ortaya çıkabilecek belirsizlikleri ortadan kaldırmak için kriz iletişim planını belirli bir duruma uygulaması gerekir.
Kriz yönetiminde izlenecek adımlar ve kriz türleri
Farklı durumlarda çeşitli kriz basın bültenleri kullanılabilir. Proaktif bir yaklaşım olarak olası senaryolar hakkında düşünmeye ve bunlara hazırlanmaya yardımcı olacak şablonlara sahip olmaya yardımcı olur. Farklı sektörlere uygulanabilecek birkaç örnek:
- Teknolojik krizler
Şirketler, hassas müşteri verilerini işlerken teknolojik olarak iç süreçlere ve yazılımlara bağımlıdır. Bu sistemler arızalandığında teknolojik krizler ortaya çıkıyor ve veri ihlallerine, siber saldırılara ve endüstriyel kazalara yol açabilir.
Kuruluşlar sıklıkla istenmeyen sonuçlara yol açan insan gözetimi nedeniyle teknolojik krizlerle karşı karşıya kalır. Teknolojik krizle ilgili bir basın bülteni, etik kaygılardan, yapay zeka önyargısından ve bilgi gizliliğinden kaynaklanan potansiyel riskleri ele alabilir.
- Kamu skandalları
Skandalları planlamak ve tahmin etmek daha zordur. Bu, kurumsal işin veya işle bağlantılı tek bir kişinin siyasi, mali, dolandırıcılık ve etik olmayan ticari uygulamalara bulaştığı durumları içerir.
Skandallar çoğunlukla kitle iletişim araçları yoluyla sürdürüldüğü için, bunlara değinen kriz basın bültenlerinin olaylara ilişkin değerlendirmelerinde titiz olması ve çözüm için kapsamlı analizler yapması gerekir.
- Hatalar
Hatalar; insan hataları, zararsız bir yazım hatasından yanlış iletişim veya kestirmelere kadar her şeyi içerir. İnsan hataları sürekli ortaya çıkarken, bir kuruluşun özü, çalışanlarında ve onların karakterlerinde yatmaktadır; bu nedenle, basın bültenleri yoluyla insan hatalarını düzeltmek daha kolay olabilir.
Ancak bunun hatanın niteliğine ve etkisine bağlı olabileceğini unutmayın. Hataya bağlı olarak, insanların genellikle insan hatasını affetme olasılıkları daha yüksektir. Buna göre, krizle ilgili basın bültenleri hatanın şeffaf bir şekilde kabul edilmesini, durumun net bir şekilde açıklanmasını ve gelecekte önleme güvencelerini içermelidir.
- Hukuki konular ve yasal işlemler
Davalar, telif hakları, düzenleyici işlemler ve anlaşmazlıklar yasal işlemlere yol açabilir. Dava her zaman işletmeler için zararlı olmasa da, kamuoyunun dava hakkında karanlıkta kalması şirketin itibarına zarar verebilir.
Yasal işlemlere ilişkin basın bültenlerinin, şirketin avukatı ve yasal PR stratejileri tarafından yoğun şekilde bilgilendirilmesi gerekir.
Yasal işlemden kaynaklanan itibar hasarının boyutunu tahmin etmek, gözden kaçırılarak çözülebilir veya aylarca, hatta yıllarca sürebilir.
Kriz basın bülteni nasıl servis edilir?
Başlangıçta, önceden var olan bir güven ve anlayış temeli olduğundan, şirketin zaten ilişki içinde olduğu yayın organlarına ve gazetecilere ulaşmak en iyisidir. Bu, bir kriz sırasında şirketin mesajının daha iyi algılanmasını sağlar ve hikayeye öncelik verilmesi veya hedef kitle tarafından görülme olasılığını artırır.
Kriz basın bülteni, PR Haber Ajansı’nın online basın bülteni dağıtımı hizmeti aracılığıyla da dağıtılabilir.
Bunlar, basın bülteninin erişimini, krizi duymuş olabilecek ancak teşekkür beyanını alacak kadar markayla yeterince bağlantısı olmayan izleyicilere kadar genişletir. Ayrıca kurumun nasıl tepki verdiğine dair eksik bilgilerle gelecekte krizin tartışılma ihtimalinin de önüne geçilmiş olur. Bir dağıtım hizmetinin kullanılması, basın bülteninin başka gazeteciler tarafından alınıp paylaşılması ihtimaline de yol açabilir.
- Sosyal medya dağıtımı
Krize yönelik bir basın bülteninin hızlı bir şekilde ele alınması gerektiğinden, bir basın bülteninin sosyal medya aracılığıyla dağıtılması gazetecilerin ve medya kuruluşlarının krizi haber yapma süresini azaltır. Etkinliği, durumun ciddiyetine ve basın bülteninin gazeteciler ve kamuoyu dikkate alınarak iyi yazılıp yazılmadığına bağlıdır.
İlginizi Çekebilir
PR Haber Ajansı’nın Yükselişi: PR Ajansları Arasında Bir Başarı Hikayesi
