Bir marka sahibi olan herkes için bir gerçek varsa, o da dijital dünyada görünür olmanın kaçınılmaz olmasıdır. Basın bülteni hazırlama; potansiyel müşterilere ulaşmak ve var olan müşterilerinizle güven ilişkinizi güçlendirmenin anahtar yollarından biridir ve dijital dünyada güvenilir platformlarda yer almanızı sağlar. Bu yazıda, PR Haber Ajansı olarak hizmet verdiğimiz markalardan en çok gelen sorulardan biri olan “basın bülteni nasıl hazırlanmalı?” sorusuna yanıt arayacağız. Ama öncesinde, gelin isterseniz, basın bülteninin tanımına birlikte bakalım…
Basın bülteni nedir?
Basın bülteni, şirketinizle ilgili haber değeri taşıyan gelişmeleri duyuran yazılı bir belgedir. Medya kuruluşlarına gönderilir ve haber yapmayı seçmeleri halinde ihtiyaç duyacakları tüm ilgili ayrıntıları içerir.
Basın bültenleri, editörlerin bunları yayınlamak istemesini sağlayacak şekilde yazılmalıdır. Artık basın bülteninin ne olduğunu bildiğinize göre, haber kuruluşlarının bunu almasını nasıl sağlayacağınıza dair bazı ipuçlarına bakabiliriz.
Basın bülteni yazmak için temel ipuçları
Basit tutmak, basın bülteni yazmanın altın kuralıdır.
Karmaşık bir dil kullanmayın. İletmeye çalıştığınız mesajın, basın bültenini okuyan herkes tarafından kolayca anlaşılabileceğinden emin olun.
Gerçeklere odaklanın:
Bir basın bülteni öznel görüşlerin yeri değildir. Hedef kitleniz gazeteciler olduğu için, basın bülteniniz yalnızca gerçekleri içermelidir. Hikayenin editörlüğünü basın bülteninizi alan yayınlara bırakın.
Alıntılar kullanın:
Kuruluşunuzdaki önde gelen liderler bir alıntı yapıyorsa, bunu her zaman basın bülteninin gövdesine ekleyin. Haber kaynakları önemli kişilerden alıntılar yapmayı sever, bu nedenle bu, haber alma olasılığını artırmak için iyi bir yoldur.
Haber değeri olmalı:
Sadece haber değeri taşıyan gelişmeler bir basın bültenini hak eder. Medyayı sürekli olarak alakasız bilgilerle doldurmak, şirketinizin postalarının alıcının spam klasörlerine gönderilmesi için iyi bir yoldur.
Basın bülteni yayınlamak gerektiren durumlar
Hiçbir yayın organı ofisinize yeni bir kahve makinesi alınmasıyla ilgilenmeyecektir. Öte yandan, yeni bir CEO’nun göreve başlaması kesinlikle haber değeri taşır. Basın bülteni yayınlamayı gerektiren bazı etkinliklere göz atalım.
Ürün lansmanı hakkında basın bülteni
Tüketiciler en son ürününüzü duymamışlarsa satın almayacaklardır. Hangi haber kuruluşlarının sizinkine benzer ürünlere yer verdiğini belirleyin ve bir ürün lansmanı basın bülteni gönderin. Bir ürün için basın bülteni yazarken aşağıdaki gibi ayrıntıları ekleyin:
Mağaza açılışları
Yeni bir yerde mağaza açarken, yerel haber kaynaklarına bir basın bülteni göndermek her zaman faydalı olacaktır. Merak uyandırır ve ilk andan itibaren müşteri çekmenize yardımcı olur. Aşağıdaki gibi ayrıntıları ekleyerek muhabirleri etkinliği haberleştirmeye davet edin:
- Açılış töreninde kimler yer alacak
- Yeni mağazanın açılış tarihi ve yeri
- Mağazada satışa sunulacak ürün veya hizmetler
Yeni ortaklıklar hakkında basın bülteni yayını
Ortaklıklar, birleşmeler veya satın almalar haber değeri taşır. Bu nedenle, medyaya derhal ilgili tüm bilgileri vermelisiniz. Basın bülteni hazırlama ve düzenleme, spekülasyonları veya yanlış haberleri önler. Bahsettiğinizden emin olun:
- Ortaklık detayları
- Bu gelişme nasıl ortaya çıktı
- Şirketinizin geleceği üzerindeki etkileri
Önemli olaylar hakkında basın bülteni dağıtımı
Şirketiniz bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsa veya bir kongreye katılıyorsa, bunu bir basın bülteni ile duyurmak isteyeceksiniz. Etkinlikle ilgili bir basın bülteni aşağıdaki gibi ayrıntıları içermelidir:
- Etkinlik kimler için
- Etkinlik ne hakkında
- Nasıl katılabilirsiniz
Ödül kazanmak ile ilgili basın bülteni servisi
Ödül kazanmak, medyaya ve kamuoyuna şirketinizin yükselişte olduğunu gösterir. Kazandığınız bir ödül hakkında basın bülteni servis ederken, aşağıdaki detaylara yer verdiğinizden emin olun:
- Ödülü veren grup
- Şirketiniz neden kazandı?
- Törenin ne zaman ve nerede yapıldığı
Şirket haberleri hakkında basın bülteni hazırlama
Kuruluşunuzda bir basın bülteni gerektiren diğer önemli gelişmeler şunlardır:
- Yönetici terfileri veya yeni işe alımlar
- Yeniden markalaşma girişimleri
- Ürün güncellemeleri
Basın Bülteni Hazırlama ve Yazım Süreci
Basın bülteni servisi gerçekleştirmeden önce, akılda kalıcı bir basın bülteni hazırlamak çok önemli ve çok adımlı bir süreçtir. Genellikle aşağıda özetlenen sırayı takip eder:
Araştırma
Basın bülteniniz, bir haber kuruluşunun hikayeyi ele alması için gereken tüm bilgileri sunmalıdır. Bu, hiçbir önemli detayın atlanmadığından emin olmak için araştırma yapmak ve şirketteki çeşitli departmanlarla bağlantı kurmak anlamına gelir.
Ana hatlar
Gerekli tüm bilgilere sahip olduğunuzda, bunu nasıl yapılandıracağınızı bulmalısınız. Bir haber makalesi gibi, basın bülteniniz de her zaman “5N1K” kuralını (Kim, Ne, Ne Zaman, Nerede, Neden ve Nasıl) takip etmelidir.
Yazma
Standart basın bülteni şablonunun parametreleri dahilinde, kendi basın bülteninizi öne çıkarmak için yazma becerilerinizi kullanabilirsiniz. İlgi çekici bir basın bülteni başlığını, hikayeyi ele almak için ikna edici nedenleri ve bilgilendirici bir şirket şablonunu nasıl yazacağınızı bilmelisiniz.
Düzenleme
Basın bülteni hazırlama sırasında; dilbilgisi hataları, yazım hataları veya tutarsızlıklara karşı düzeltmek için zaman ayırın. İyi yapılandırılmış olduğundan ve mantıklı bir şekilde aktığından emin olun.
PR Haber Ajansı olarak, basın bülteni servisi ve dağıtımı gerçekleştirmeden önce yazım ve düzenleme konusunda hataları minimuma indirmek için bünyemizdeki editörler ile son kontrolleri gerçekleştirmekteyiz.
Basın Bülteninin Yapısı
Tüm basın bültenleri benzer bir yapı izler. İyi bir basın bülteni şablonu yazmak için aşağıdaki unsurları eklediğinizden emin olun:
Başlık: Haberinizin en önemli yönünü özetleyen özlü ve ilgi çekici bir başlıkla okuyucuların ve gazetecilerin dikkatini çekin.
Tarih çizgisi: Kompozisyonun veya konunun tarihini ve yerini ekleyin; tipik olarak, büyük harflerle şehrin adı.
Giriş bölümü: İlk paragraf, tüm basın bültenini kısaca özetlerken ilgi çekici olmalıdır. Burada “kim, ne, nerede, ne zaman, neden ve nasıl” sorularını açık ve net bir şekilde yanıtlayın.
Gövde: Giriş bölümünü genişletin. İlgili ayrıntıları, alıntıları ve destekleyici bilgileri ekleyin. En önemli bilgilere öncelik vermeyi ve ilgili gerçekleri veya istatistikleri tercihen madde işaretleri halinde eklemeyi unutmayın.
İletişim Bilgileri: Gazetecilerin daha fazla bilgi veya röportaj için kolayca ulaşabilecekleri bir irtibat kişisinin adını, e-posta adresini ve telefon numarasını ekleyin.
Genel Bilgiler: Basın bülteninin sonuna şirketiniz veya kuruluşunuz hakkında kısa bir paragraf ekleyin. Bu paragrafta şirketinizin misyonu ve önemli başarıları da dahil olmak üzere şirketiniz hakkında temel bilgiler verilmelidir.
Ayrıca, basın bültenleri görseller ve dijital basın bültenleri söz konusu olduğunda videolar da içerebilir.
Basın Bülteni Hazırlama ve Dağıtımı Nasıl Yapılır?
Bir basın bülteni dağıtımı için en yaygın iki yöntem doğrudan servis ve haber bültenleridir. Doğrudan dağıtım, medya kuruluşlarıyla yakınlık kurmak için harikadır. Bu arada, PR Haber Ajansı gibi iletişim ajansları, çoğu medya kuruluşu bu hizmetlere güvendiği için basın bülteninize çok daha fazla erişim sağlar.
