Basın Bülteni Gönderiminde Sık Yapılan Hatalar ve Doğrusu: Medyada Görünür Olmanın Altın Kuralları

Bir markanın, girişimin veya kurumun sesini duyurabilmesi için elindeki en güçlü araçlardan biri şüphesiz basın bültenleridir. Ancak dijital dünyanın getirdiği hız ve bilgi kirliliği arasında, gazetecilerin posta kutularına her gün yüzlerce, hatta binlerce e-posta düşüyor. Bu yoğun trafik içinde bülteninizin fark edilmesi, okunması ve en önemlisi haberleştirilmesi, göründüğü kadar kolay bir iş değildir. PR Haber Ajansı olarak yıllara dayanan deneyimimizle söyleyebiliriz ki, harika bir hikayeniz olsa bile, yanlış sunum ve dağıtım stratejisi o hikayenin çöp kutusuna gitmesine neden olabilir.





Peki, markalar nerede yanlış yapıyor? Neden bazı bültenler manşetleri süslerken, diğerleri editörün ekranında saniyeler içinde siliniyor? İşte basın bülteni gönderiminde sıkça karşılaştığımız hatalar ve bu hataları başarıya dönüştürecek doğrular.

Haber Değeri Taşımayan Reklam İçerikleri Oluşturmak

En sık yapılan ve en ölümcül hata, basın bültenini bir reklam broşürüyle karıştırmaktır. “Ürünümüz harika, hemen alın” veya “Sektörün en iyisiyiz” gibi ifadelerle dolu, tamamen satışı hedefleyen metinler gazeteciler için hiçbir değer taşımaz. Gazetecinin işi, okuyucusuna bilgi vermek, onu aydınlatmak veya ilgisini çekecek bir hikaye sunmaktır; markanızın reklamını yapmak değil.

Doğrusu: Bülteninizi bir gazeteci gözüyle yazmalısınız. Konu yeni bir ürünse, bu ürünün tüketicinin hangi sorununu çözdüğüne veya sektörde neyi değiştirdiğine odaklanın. Sektörel veriler, araştırma sonuçları veya toplumsal bir fayda içeren hikayeler her zaman daha fazla ilgi görür. PR Haber Ajansı editörleri olarak bizler, müşterilerimizden gelen ham bilgileri alır ve içindeki “haber” cevherini ortaya çıkararak, gazetecilik diline uygun hale getiririz. Reklam kokan cümleleri temizler, yerine bilgi ve fayda odaklı bir anlatım yerleştiririz.

Etkileyici Olmayan veya Yanıltıcı Başlık Seçimi

Bir editörün e-postasını açıp açmayacağına karar vermesi genellikle 3 saniye sürer. Bu kararı verdiren tek şey ise başlıktır. Çok uzun, karmaşık, içinde hiçbir somut bilgi barındırmayan veya tam tersine “Tıkla ve Gör” tarzı yanıltıcı başlıklar, bülteninizin okunmadan silinmesine neden olur. “Şirketimizden Duyuru” gibi bir başlık, iletişiminizi baştan kaybetmenize yol açar.

Doğrusu: Başlık, haberin özünü net bir şekilde yansıtmalı ve merak uyandırmalıdır. 5N1K kuralının (Ne, Nerede, Ne Zaman, Nasıl, Neden, Kim) en önemli unsurlarını başlıkta veya hemen altındaki spot cümlede vermelisiniz. Çarpıcı, rakam içeren ve iddialı (ancak kanıtlanabilir) başlıklar her zaman işe yarar. Başlık, gazeteciye “Bu haberi okurlarıma sunmalıyım” dedirtmelidir.

Ters Piramit Tekniğine Uymayan Karmaşık Yapı

Bültenin gövde metninde hikaye anlatmak güzeldir ancak gazetecilerin vakti yoktur. En önemli bilginin metnin en sonunda saklandığı, edebi ve dolambaçlı anlatımlar, haberin değerlendirilme sürecini zorlaştırır. Eğer editör, bültenin ne anlattığını anlamak için üç paragraf okumak zorunda kalıyorsa, o bülteni kullanmayacaktır.

Doğrusu: Gazetecilikte temel kural olan “Ters Piramit” tekniğini uygulamalısınız. En önemli, en vurucu bilgi en başta verilmelidir. Ardından destekleyici detaylar, alıntılar ve en son arka plan bilgileri gelmelidir. Bu yapı, editörün haberi aşağıdan yukarıya doğru keserek (yer darlığı durumunda) kullanabilmesine olanak tanır. Biz PR Haber Ajansı olarak hazırladığımız her bültende bu hiyerarşiyi titizlikle kurarız; böylece gazeteci ilk paragrafı okuduğunda konuya tam hakimiyet sağlar.

Hedefsiz ve Toplu Gönderim Yapmak (Spam Algısı)

Pek çok marka, bültenini ne kadar çok kişiye gönderirse o kadar çok yayınlanacağını düşünür. Bu yüzden teknoloji muhabirine moda bülteni, spor editörüne finans haberi gönderirler. Bu “herkese gönder” (spray and pray) taktiği, sadece bülteninizin yayınlanmamasına neden olmakla kalmaz, aynı zamanda gönderici adresinizin “spam” olarak işaretlenmesine ve kara listeye alınmasına yol açar.

Doğrusu: Segmentasyon, PR çalışmasının kalbidir. Bülteninizin konusu neyse, sadece o konuyla ilgilenen gazetecilere ve mecralara gönderim yapılmalıdır. Teknoloji bülteni teknoloji editörlerine, sağlık bülteni sağlık muhabirlerine gitmelidir. PR Haber Ajansı’nın sahip olduğu geniş ve güncel medya listeleri sayesinde, bültenleriniz nokta atışı olarak doğru kişilerin ekranına düşer. Bu, hem yayınlanma oranını artırır hem de gazetecilerle olan ilişkinizin profesyonel zeminde kalmasını sağlar.

Görsel Materyal Eksikliği veya Düşük Kalite

Dijital yayıncılıkta görsel, en az metin kadar önemlidir. Sadece metinden oluşan bir bülten, günümüzün görsel odaklı dünyasında “kuru” kalır. Öte yandan, Word dosyasına yapıştırılmış kalitesiz görseller veya sadece logo kullanımı da editörün işini zorlaştırır. Editör, haberde kullanacak görsel bulmak için ekstra mesai harcamak istemez.

Doğrusu: Bülteninizle birlikte mutlaka yüksek çözünürlüklü, profesyonel çekilmiş fotoğraflar veya ilgili grafikler göndermelisiniz. Ürün fotoğrafları, yönetim kurulu sözcüsünün profesyonel portresi veya haberle ilgili infografikler, haberin kullanılma ihtimalini ciddi oranda artırır. Görsellerin basına uygun formatta ve boyutta olması, kolayca indirilebilir linklerle sunulması profesyonelliğin bir göstergesidir.

Zamanlamayı Göz Ardı Etmek

Dünyanın en iyi bültenini hazırlasanız bile, yanlış zamanda gönderirseniz etkisi sıfır olabilir. Örneğin, Cuma akşamı gönderilen bir bültenin Pazartesi sabahı yoğun gündem arasında kaybolma ihtimali çok yüksektir. Veya büyük bir ulusal gündem varken (seçim, doğal afet vb.) “yeni şube açılışı” bülteni göndermek, gündemi okuyamamak anlamına gelir.

Doğrusu: Medyanın ritmini takip etmek gerekir. Genellikle Salı, Çarşamba ve Perşembe günleri, sabah saatleri (09:30 – 11:00 arası) gönderim için en verimli zamanlardır. Ayrıca sektörel takvimi ve ulusal gündemi de göz önünde bulundurmak şarttır. PR Haber Ajansı olarak biz, gündemi anlık takip eder ve müşterimizin bülteni için “o doğru anı” kollarız. Gerekirse gönderimi bir gün ertelemek, haberin arada kaynamasından çok daha iyidir.

İletişim Bilgilerini ve Kurumsal Bilgiyi Unutmak

Bülteninizi okuyan bir gazeteci, konuyla ilgili daha fazla detay almak, röportaj talep etmek veya bir veriyi teyit etmek isteyebilir. Bültenin sonunda ulaşılabilir bir medya yetkilisinin isminin, telefonunun ve e-posta adresinin bulunmaması büyük bir eksikliktir. Ayrıca şirketin ne iş yaptığına dair kısa bir “Hakkımızda” (Boilerplate) metninin olmaması, markayı tanımayan editörler için soru işareti yaratır.

Doğrusu: Her bültenin en altında, 7/24 ulaşılabilir bir iletişim kişisinin bilgileri yer almalıdır. Ayrıca markayı kısaca tanıtan, vizyonunu ve misyonunu anlatan standart bir kurumsal bilgi paragrafı eklenmelidir. Bu, gazeteciye güven verir ve ihtiyaç duyduğu anda muhatap bulabileceğini bilmesini sağlar.

Profesyonel Dokunuş Fark Yaratır

Basın bülteni gönderimi, “yazdım ve gönderdim” basitliğinde bir işlem değildir; strateji, içerik kalitesi, medya ilişkileri ve zamanlama yönetimini içeren bütünsel bir süreçtir. Yapılan hatalar sadece bültenin yayınlanmamasına değil, marka imajının medya gözünde zedelenmesine de neden olabilir.





Eğer siz de markanızın sesini doğru kitlelere, doğru mesajlarla ve doğru zamanda duyurmak istiyorsanız, süreci şansa bırakmayın. PR Haber Ajansı olarak, haber değeri taşıyan içerik üretiminden, binlerce gazeteciye ulaşan dağıtım ağımıza ve detaylı raporlamamıza kadar tüm süreçte yanınızdayız. Medya iletişiminde hataya yer yoktur; profesyonel bir partnerle çalışmak, markanızın hak ettiği görünürlüğe ulaşmasının en garantili yoludur.